1. QUY CHẾ THƯỞNG SXKD

(Bắt buộc – nền móng pháp lý của toàn bộ hồ sơ)
a. Nội dung chính cần có
Mục đích thưởng: gắn với kết quả SXKD, hiệu quả công việc, đóng góp tập thể/cá nhân
Đối tượng áp dụng: NLĐ ký HĐLĐ

b. Nguyên tắc:
Thưởng không cố định
Phụ thuộc kết quả SXKD/KPI
Có thể không phát sinh

c. Các loại thưởng:
Thưởng tháng/quý/năm
Thưởng đột xuất, sáng kiến
Thưởng theo dự án
Thẩm quyền quyết định thưởng
Thời điểm chi thưởng

LƯU Ý CỰC KỲ QUAN TRỌNG

Không ghi số tiền cố định
Không ghi “mặc định được thưởng”

❌ Phải ban hành trước thời điểm phát sinh thưởng (tốt nhất: đầu năm)
✔ Ghi rõ: “Thưởng không phải tiền lương, không mang tính thường xuyên”
➡ Nếu không có Quy chế này → 100% khoản thưởng có nguy cơ bị loại, hoặc khoản thưởng sẽ đưa vào tính mức đóng BHXH

2. BẢNG ĐÁNH GIÁ KPI
(Chứng minh thưởng có căn cứ – không phải chi tùy tiện)
Nội dung chính cần có
a. Danh sách KPI theo:
– Vị trí
– Tháng/quý/năm
• Chỉ tiêu đánh giá:
– Định lượng (doanh thu, lead, dự án…)
– Định tính (chất lượng, phối hợp, kỷ luật…)
b. Thang điểm/xếp loại:
– Đạt / Không đạt
– Hoặc % hoàn thành
c. Người đánh giá + thời điểm đánh giá

LƯU Ý QUAN TRỌNG
• KPI phải phù hợp chức danh
• KPI phải có kết quả thực tế
❌ KPI copy chung chung, không đo được → bị bác
✔ Có thể đơn giản (SME) nhưng phải logic
➡ KPI = xương sống để chứng minh thưởng là kết quả lao động, không phải “lương trá hình”

3. BIÊN BẢN HỌP XÉT THƯỞNG (khuyến nghị nhưng cực mạnh)
Nội dung chính
• Thời gian – địa điểm họp
• Thành phần tham dự (Giám đốc, quản lý)
a. Nội dung:
– Đánh giá kết quả SXKD
– Đánh giá KPI
– Đề xuất mức thưởng
b. Kết luận:
– Đồng ý thưởng
– Mức thưởng theo từng cá nhân/nhóm

LƯU Ý QUAN TRỌNG
• Không bắt buộc theo luật → nhưng thanh tra rất thích
• Chỉ cần 1–2 người cũng được (SME)
✔ Có chữ ký → tăng độ tin cậy cực mạnh
❌ Không ghi cảm tính: “thưởng vì cố gắng” (phải gắn KPI/SXKD)
➡ Có biên bản = tăng 1 lớp khiên pháp lý

4. QUYẾT ĐỊNH THƯỞNG
(Căn cứ chi tiền & hạch toán kế toán)
Nội dung chính cần có
a. Căn cứ:
– Quy chế thưởng
– Kết quả KPI
b. Biên bản họp (nếu có)
– Danh sách người được thưởng
– Mức thưởng cụ thể
– Thời gian chi trả
– Người ký quyết định

LƯU Ý SỐNG CÒN
✔ Phải có Quyết định → mới chi tiền hợp lệ
✔ Ghi rõ: “Thưởng theo kết quả SXKD/KPI”
❌ Không ghi chung chung: “thưởng tháng”
✔ Quyết định ban hành trước hoặc cùng thời điểm chi tiền
➡ Không có Quyết định → kế toán rất dễ bị loại chi phí

5. HẠCH TOÁN TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ
Nội dung chính
a. Doanh nghiệp trích trước chi phí thưởng:
-Thưởng quý
– Thưởng năm
b. Ghi nhận chi phí đúng kỳ phát sinh lợi nhuận
c. Chi trả thực tế vào kỳ sau
LƯU Ý CỰC KỲ QUAN TRỌNG
✔ Có quy chế thưởng → mới được trích trước
✔ Khoản trích trước phải:
– Có căn cứ
– Không vượt khả năng chi trả
❌ Không trích trước → khi chi sau dễ bị loại
✔ Phải quyết toán chi thưởng trong thời hạn cho phép
➡ Đây là điểm thanh tra soi kỹ nhất