Phỏng vấn ứng viên là phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự, đó là cơ hội để nhà tuyển dụng gặp gỡ, tìm hiểu và đánh giá ứng viên một cách toàn diện, từ đó chọn lọc được những ứng viên tiềm năng nhất cho doanh nghiệp. Một cuộc phỏng vấn hiệu quả yêu cầu sự chuẩn bị kỹ càng về chiến lược tuyển dụng, tiêu chí tuyển dụng, quy trình tuyển dụng, và đặc biệt là các câu hỏi phỏng vấn nhân sự.

Bộ câu hỏi phỏng vấn tốt giúp nhà tuyển dụng có thể tận dụng tối đa cơ hội tương tác này và thu được thông tin cần thiết về ứng viên về chuyên môn và thái độ làm việc. Những nhà tuyển dụng giàu kinh nghiệm sẽ xây dựng các câu hỏi phỏng vấn nhân sự dựa 3 tiêu chí sau đây:

• Nhất quán với chiến lược tuyển dụng
• Phù hợp với hình thức phỏng vấn
• Gợi mở và khích lệ ứng viên

1. Nhất quán với chiến lược tuyển dụng

Tuyển dụng là một quá trình nghiên cứu, thu hút, sàng lọc, lựa chọn và quyết định tiếp nhận các ứng viên vào một vị trí, chức danh nào đó của doanh nghiệp. Mục đích của quy trình tuyển dụng chính là thu hút được lượng ứng viên tiềm năng và lấp đầy những vị trí còn thiếu trong bộ máy. Thế nhưng, để đạt được mục đích của tuyển dụng, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược tuyển dụng hợp lí và hiệu quả. Chiến lược tuyển dụng định hướng đối tượng ứng viên mục tiêu và phương pháp tiếp cận. Do đó, khi xây dựng các câu hỏi phỏng vấn nhân sự, việc nhất quán với kế hoạch và chiến lược đã đặt ra sẽ tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng tìm hiểu và đánh giá ứng viên một cách toàn diện hơn.

2. Phù hợp với hình thức phỏng vấn

Các câu hỏi phỏng vấn sẽ chỉ phát huy tối đa khả năng khai thác thông tin nếu phù hợp với hình thức phỏng vấn. Việc xác định hình thức phỏng vấn phụ thuộc vào bản chất của vị trí tuyển dụng, ngành công nghiệp, văn hóa doanh nghiệp và loại thông tin mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên.

Phỏng vấn qua điện thoại

Một cuộc phỏng vấn nhanh qua điện thoại sẽ rất hữu ích để đánh giá xem liệu trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và mức lương mong muốn của ứng viên có tương thích với vị trí và tổ chức hay không. Phỏng vấn qua điện thoại thường được sử dụng để thu hẹp phạm vi ứng viên sẽ được mời phỏng vấn trực tiếp. Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị một kịch bản phỏng vấn qua điện thoại với các câu hỏi được chuẩn bị kỹ lưỡng để xác định xem trên thực tế, họ có phải là ứng viên tiềm năng cho vị trí này hay không.

Do đó, các câu hỏi phỏng vấn nhân sự qua điện thoại sẽ xoay quanh việc:

• Đánh giá kỹ năng giao tiếp chung của ứng viên
• Làm rõ những kinh nghiệm của ứng viên trong CV/Resume
• Xác định về thời gian rảnh của ứng viên và khối lượng công việc
• Trao đổi với ứng viên về mức lương mong muốn

Phỏng vấn trực tiếp

Tương tác “mặt đối mặt” trực tiếp với ứng viên luôn là điều mà các nhà tuyển dụng luôn mong muốn vì đây sẽ là cơ hội khai thác nhiều khía cạnh của ứng viên nhất. Các câu hỏi phỏng vấn sự dưới hình thức này cần đảm bảo đánh giá được: thái độ làm việc và khả năng chuyên môn.

Các câu hỏi đánh giá thái độ sẽ xem xét sự lắng nghe, ngôn ngữ cơ thể, và tính cách của ứng viên. Đó là lý do mà các hỏi này thường được sử dụng để “phá băng” lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn:

• Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
• Bạn thích làm việc trong một môi trường ra sao?
• Bạn là người như thế nào?
• Lần cãi vã gần đây nhất của bạn và đồng nghiệp?

Nhóm câu hỏi đánh giá thái độ làm việc sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu về mức độ phù hợp của ứng viên đối với văn hóa của doanh nghiệp.

Các câu hỏi đánh giá khả năng chuyên môn tập trung vào kinh nghiệm làm việc, khả năng thích nghi, kiến thức chuyên môn và kỹ năng dựa trên trong các tình huống cụ thể. Tham khảo bộ câu hỏi dưới đây:

• Mô tả một quyết định quyết đoán trong công việc của bạn
• Hãy cho tôi một ví dụ về một lần thất bại đáng nhớ của bạn
• Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn thuyết phục thành công một khách hàng khó tính

Nếu các câu trả lời dường như không chi tiết, người phỏng vấn có thể hỏi các câu hỏi follow-up:

• Chính xác thì bạn đã làm gì?
• Vai trò cụ thể của bạn trong việc này là gì?
• Bạn đã gặp những thách thức nào?
• Vì sao bạn lại làm điều đó?
• Chính xác thì tại sao bạn lại đưa ra quyết định đó?

Bên cạnh những câu hỏi khai thác trải nghiệm của ứng viên trong quá khứ, các câu hỏi phỏng vấn nhân sự cần đánh giá được khả năng xử lý các vấn đề trong tương lai, ví dụ như:

• Bạn là Giám đốc Nhân sự trong một start-up có 30 nhân viên và đang cần tuyển dụng Thực tập sinh Bán hàng. Tuy nhiên, Giám đốc Tài chính mong muốn vị trí thực tập này là không lương nhằm giảm thiểu chi phí cho công ty. Bạn sẽ làm gì để có cách tuyển dụng sale hiệu quả?
• Bạn đang là nhân viên chăm sóc khách hàng của một công ty viễn thông. Nếu nhận được cuộc gọi từ khách hàng phàn nàn kỹ thuật viên mà công ty cử đến sửa chữa đường truyền đã làm bẩn hết tường nhà, bạn sẽ trả lời như thế nào?

Phỏng vấn hội đồng (phỏng vấn nhóm)

Phỏng vấn hội đồng cũng giống như phỏng vấn cá nhân, trực tiếp, nhưng có hai hoặc nhiều người phỏng vấn trong phòng. Ưu điểm chính của phỏng vấn hội đồng  là nó loại bỏ bất kỳ thành kiến cá nhân nào có thể ảnh hưởng đến quá trình đánh giá. Mỗi người phỏng vấn sẽ nhận ra các đặc điểm, điểm mạnh và điểm yếu khác nhau và cùng nhau (hy vọng) đưa ra đánh giá công bằng hơn nhiều.

Các cuộc phỏng vấn ban giám khảo nên kéo dài ít nhất 45 phút, giúp bạn có một khoảng thời gian thích hợp để tìm hiểu xem người đó có thực sự phù hợp với vai trò hay không. Một cuộc phỏng vấn thực sự tuyệt vời sẽ kéo dài hơn một giờ; ứng viên của bạn phải đang làm điều gì đó đúng nếu họ cố gắng thu hút bạn vào cuộc trò chuyện trong một khoảng thời gian dài như vậy.

Như vậy, các câu hỏi trong phỏng vấn hội đồng cần đi sâu nhiều hơn vào chuyên môn và trải nghiệm của ứng viên đồng thời đánh giá về tính cách của ứng viên dưới nhiều khía cạnh và góc nhìn khác nhau của các thành viên khác nhau trong hội đồng.

3. Gợi mở và khích lệ ứng viên

Để đạt được hiệu quả cao nhất trong một cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải chuẩn bị  kịch bản phỏng vấn qua điện thoại và danh sách câu hỏi khi phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn hội đồng. Tuy nhiên, việc chuẩn bị quá tỉ mỉ nhiều khi lại làm cuộc phỏng vấn trở nên rập khuôn và nhàm chán. Đó là lý do mà các câu hỏi phỏng vấn nhân sự cần gợi mở và khích lệ ứng viên.

Các câu hỏi mở khuyến khích ứng viên cung cấp câu trả lời dài hơn, chi tiết hơn và thể hiện rõ ràng hơn kiến ​​thức, điểm mạnh và kinh nghiệm làm việc. Đối với người phỏng vấn, những câu hỏi như vậy có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tính cách, động lực, kỹ năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề và khả năng làm việc của ứng viên. Sau đây là ví dụ về những câu hỏi mở:

• Hãy kể cho tôi nghe về kinh nghiệm làm việc trong quá khứ của bạn.
• Bạn đang mong muốn đạt được điều gì từ vị trí tiếp theo của mình?
• Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty của chúng tôi?
• Tại sao bạn rời bỏ công việc cuối cùng của bạn?
• Tại sao môn toán lại là môn học khó nhất của bạn ở trường?
• Hãy mô tả phong cách quản lý của bạn.

Bên cạnh những câu hỏi mở, việc tạo ra một không gian thoải mái và thân thiện cũng sẽ giúp ứng viên tự tin và bộc lộ bản thân mình hơn. Một nụ cười, một cái bắt tay và sự điềm đạm khi hỏi có thể khiến ứng viên tỏa sáng với các câu hỏi tuyển dụng của doanh nghiệp.